Dijital iş akışının detayları hakkında konuşmaya başlamadan önce yöneltilebilecek çok fazla soru var. İş akışlarınızı, süreçlerinizi ve görevlerinizi daha üretken hale getirebilecek yöntemleri hiç düşündünüz mü? Mevcut iş akışlarının ne kadar verimli olduğunu?
Günlük, aylık, yıllık süreçlerinizin birbiriyle koordine olduğu bir sisteminiz var mı, en azından düzenli olarak tekrarlayanların? İşinizi yönetmeye ne kadar zaman ve efor harcıyorsunuz? Ne kadarı gerçekten gerekli? Tamamen otomatikleştirilmiş bir dijital iş akışına sahip olarak her şeyin siz yokken bile doğru ilerlediğinden emin olmanın ne kadar önemli olduğunun farkında mısınız?
Kolay yolla başlayalım, terimlerin kendisi hangisinde düşünün: süreçler, akışlar ve görevler arasındaki sınırları doğru belirlediniz mi? Basitçe tanımlamak gerekirse; iş akışı bir grup süreçten ve süreç ise bir grup görevden oluşur.
Bir iş akışı bir işletmenin hedeflerine ulaşması ve fonksiyonlarını tamamlamak için alınması gereken aksiyonlar serisi olarak tanımlanabilir. Dijital iş akışını bu şekilde tanımladığınızda, KPI ve hedeflerin derinlemesine düşünülerek belirlenmiş olmasının önemi ortaya çıkar.
İşletmenizin ideal dijital iş akışını tanımlamak için atılacak ilk adım arzu edilen hedeflerin belirlenmesi ve incelenmesidir. Organizasyonunuzun amacı yeterince iyi belirlendiğinde ve spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve doğru zamanlanmış olduğunda farklı takımlar için ideal görevleri ve süreçleri keşfetmek zor olmayacaktır.
İşletmenizin gitmek istediği yönü net olarak tayin ettiğinizde hangi noktada dijital çözümler geliştirmeye veya mevcut olanları iyileştirmeye ihtiyaç olduğu da ortaya çıkacak. Günümüz dünyasında verimli, mantıklı, üretken ve takip edilebilir iş akışı tasarlamanın başka bir yolu yok.
Bu yazıda, dijital iş akışlarının ne sunduğunu ve nereden başlamanız gerektiğini açıklayacağız. Tabii ki, bir dijital iş akışı oluşturmak bu kadar basit değil. Fakat üretkenliğinizi ve verimliliğinizi arttırmak için dijital iş akışlarınızı geliştirmeniz ve iyileştirmeniz gerektiği çok açık.
İş akışlarınızda kağıt kullanmamak dijitalleşmek anlamına gelmediğinden, işletmenizin tekrar edilebilir görevlerini belirlemeli ve otomatikleştirilebilecek olanları seçmelisiniz. Yazının sonunda bunu başarmak için bir yapılacaklar listesi bulacaksınız. Her zaman tio’yla iletişime geçebilir, aşağıdaki görseldeki gibi hissettiğinizde yardım isteyebilirsiniz.
Dijital İş Akışı Nedir?
En basit haliyle bir iş akışı bir organizasyonel amaca ulaşmak için gereken görevlerden oluşan süreçlerin belirlenmesidir, dijital bir iş akışı bunu bir adım ileriye götürerek mümkün olan görev veya süreçleri dijitalde gerçekleştirir ve çoğunlukla otomatikleştirir.
Dolayısıyla dijital iş akışı görevlerin ve süreçlerin teknoloji tabanlı uygun iş zekası çözümleri ile otomatikleştirilmesi olarak anlatılabilir. İş akışlarının amacı daha üretken, verimli ve sürdürülebilir çalışmayı sağlamaktır. İş akışları her zaman karmaşık veya olmak zorunda değildir, basitten karmaşığa bir spektrumun herhangi bir notkası sizin işletmeniz için en uygun olan dijital iş akışı tasarımı olabilir. Tasarlama aşaması zor olsa da dijital iş akışları işletmenizin daha organize ve verimli akışlara ulaşmasını sağlar.
Önemli olan sürecin her parçasında otomatikleştirilmesi mümkün olan ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek ve bu sırada doğru araçların, yazılımların ve hizmetlerin kullanılmasıdır. Yalnızca bir uzmanın sizin eşsiz durumunuza uygun dijital iş akışını bilebileceğini unutmayın.
Neden Bir Dijital İş Akışınız Olmalı?
Tamamen dijital bir iş akışına sahip olarak bu hedeflere kolayca ulaşabilirsiniz:
✔️ Zaman kazanırsınız.
✔️ İşletmeniz daha verimli ve üretken hale gelir.
✔️ Paydaşlarınız için görülmesi ve takip edilmesi kolay süreçleriniz olur.
✔️ İşletme bilginiz merkezileşir ve kişilerden bağımsız hale gelir.
✔️ Kriz durumlarında proaktif davranma yeteneği kazanırsınız.
✔️ Önemli verileri açık ve anlaşılabilir hale getirirsiniz.
✔️ Rutinler ve uzmanlaşmalar yaratırsınız.
✔️ İnsan hatalarını minimuma indirirsiniz.
✔️ Değerlerinizi ve başarılarınızı ölçülebilir hale getirirsiniz.
✔️ Uzaktan çalışmayı mümkün kılarsınız.
✔️ Anlamlı görevlere odaklanmayı kolaylaştırırsınız.
✔️ Tüm sorumlu takım ve bireylerin hesap verebilirliğini arttırsınız.
✔️ Verileriniz güvenli hale geilr.
Bu listeyi çok daha ileriye götürmek mümkün. Fakat özet olarak dijital iş akışlarının tek başına başarılamayacak işleri başarılabilir kıldığını söyleyebiliriz. Bunu sağlayan şey otomasyondur. Eğer herhangi bir görevi otomatikleştirebiliyorsanız, onu bir daha yapmanız gerekmez.
Bir görevi otomatikleştirmek aynı zamanda onu insan hatalarına karşı korur. O görevin uygulanmasından veya sonucundan elde edilecek değerli verileri daha açık hale getirir ve günlük rutinleri daha verimli kılar. Fakat burada fark yaratan unsur dijitalleşme değil, otomasyonu sağlayabilecek yöntem ve yönetim bilgisidir.
Yazılımlar ve diğer teknoloji bazlı çözümler yalnızca araçlar olarak algılanmalıdır. Şeffaf ve herhangi bir kişiye bağlı olmayan sürdürülebilir iş süreçlerinin tasarlanması aynı zamanda uzaktan verimli çalışmayı mümkün kılacak tek yoldur. Aynı zamanda dijital bir iş akışınız olduğunda işinizin tüm girdi ve çıktılarını ölçebilir, verileriniz bu kadar kolay ulaşılabilirken daha iyi yönetim kararları verebilirsiniz.
Dijital İş Akışınızı Kurgulamaya Nereden Başlamalısınız?
✔️ Organizasyonunuzun mevcut görevlerini analiz ederek başlamalısınız. Hangi işler, kim tarafından, ne kadar sürede tamamlanıyor? Sistemizinin girdileri ve çıktıları neler? İşinizden beklentileriniz ve umutlarınız neler?
✔️ Beklentilerinizi biraz derinleştirin, onları ulaşılabilir hedefler haline getirin. İşletmenizin temel amacı ne? Kimlere ne gibi bir değer önerisi sunuyorsunuz? Hangi küçük geliştirmelerle bu temel amacı destekleyeceksiniz?
✔️ İnsanların ve amaçların rollerini belirlemelisiniz. Ne kadar detaylı olursanız sonuçta o kadar üretken bir iş akışı kurmuş olursunuz.
✔️ Bir süreci geliştirmeye veya düzeltmeye ihtiyaç olduğunda karar verecek liderler belirlemeniz bir iş akışını akan hale getirmenin ilk yoludur.
✔️ İletişim yolları kurun. İletişim fırsatları olabildiğince fazlayken iletişim kurmaya duyulan ihtiyaç olabildiğince az olmalı.
✔️ Organizasyondaki herkesin aynı noktada olduğundan emin olmak için dijital iş akışınıza ortak noktalar yerleştirin.
✔️ Dijital iş akışınızı oluşturun!
✔️ Dijital iş akışınızı uygulamak için gereken araçlara ulaşın ve onları herkes için ulaşılabilir kılın.
✔️ Test edin, izleyin ve geliştirin.
Yardım istemekten çekinmeyin, dijital iş akışlarıyla ilgili tüm sorularınız için tio’ya her zaman yazabilirsiniz.
